La comunicación escrita siempre ha sido fundamental
para la vida comercial de la empresa. Las cartas comerciales han tenido siempre
una gran importancia en la actividad relacionada con múltiples facetas de su
existencia. Muchas de las operaciones mercantiles se resuelven en el día a día
mediante la utilización de este medio.
Las cartas comerciales, dependiendo del objetivo que
tengan, pueden ser utilizadas para distintas cuestiones de gran importancia en
la entidad como pueden ser las siguientes.
Mediante las “Cartas de presentación”, una empresa
puede darse a conocer a futuros clientes, ya sean particulares u otras
empresas, para ofrecer sus productos o servicios, exponiéndolos de tal forma
que puedan marcar la diferencia en relación con el resto de la competencia.
Otra utilidad puede estar orientada a establecer
relaciones comerciales con proveedores. En ese caso la empresa puede solicitar información
a los mismos sobre las condiciones que
le pueden reportar mejoras para poder trabajar con ella.
Las “Cartas de pedido” se utilizan como su nombre
indica, para solicitar un pedido de productos o servicios a proveedores.
Mediante las “Cartas de denegación de pedido”, la
empresa proveedora puede denegar el envío debido a circunstancias como pueden
ser, no disponer de stock suficiente en ese momento, por razones de impago del
comprador o por incidencias con los transportistas, entre otras.
En la “Carta de devolución de pedido”, el comprador
puede anular el pedido devolviendo la mercancía en el caso en que se diera alguna
circunstancia, en la que no se hubiera cumplido alguna de las condiciones
pactadas para la entrega.
Una característica anexa, a este tipo de comunicación,
es que es necesario tener personal laboral administrativo en la empresa,
suficientemente formado, para poder llevar a cabo los distintos tipos de
comunicados utilizados.
Este tipo de cartas, aunque actualmente cada vez es más
utilizado el correo electrónico, sigue usándose debido sobre todo a que permite
dejar constancia de la correspondencia de entrada y de salida de la empresa.
Para ello en toda empresa debe existir un registro de entrada y de salida para
saber en todo momento que documentación ha entrado y cual se ha expedido.
Una lectura muy interesante
sobre este tema podemos verlo en cualquier libro de texto relacionado con el módulo
“Comunicación empresarial y atención al cliente” de los ciclos formativos de Administración
y Finanzas y de Gestión Administrativa.
