Comunicación Comercial

La comunicación escrita siempre ha sido fundamental para la vida comercial de la empresa. Las cartas comerciales han tenido siempre una gran importancia en la actividad relacionada con múltiples facetas de su existencia. Muchas de las operaciones mercantiles se resuelven en el día a día mediante la utilización de este medio.

Las cartas comerciales, dependiendo del objetivo que tengan, pueden ser utilizadas para distintas cuestiones de gran importancia en la entidad como pueden ser las siguientes.

Mediante las “Cartas de presentación”, una empresa puede darse a conocer a futuros clientes, ya sean particulares u otras empresas, para ofrecer sus productos o servicios, exponiéndolos de tal forma que puedan marcar la diferencia en relación con el resto de la competencia.

Otra utilidad puede estar orientada a establecer relaciones comerciales con proveedores. En ese caso la empresa puede solicitar información  a los mismos sobre las condiciones que le pueden reportar mejoras para poder trabajar con ella.

Las “Cartas de pedido” se utilizan como su nombre indica, para solicitar un pedido de productos o servicios a proveedores.

Mediante las “Cartas de denegación de pedido”, la empresa proveedora puede denegar el envío debido a circunstancias como pueden ser, no disponer de stock suficiente en ese momento, por razones de impago del comprador o por incidencias con los transportistas, entre otras.

En la “Carta de devolución de pedido”, el comprador puede anular el pedido devolviendo la mercancía en el caso en que se diera alguna circunstancia, en la que no se hubiera cumplido alguna de las condiciones pactadas para la entrega.

Una característica anexa, a este tipo de comunicación, es que es necesario tener personal laboral administrativo en la empresa, suficientemente formado, para poder llevar a cabo los distintos tipos de comunicados  utilizados.

Este tipo de cartas, aunque actualmente cada vez es más utilizado el correo electrónico, sigue usándose debido sobre todo a que permite dejar constancia de la correspondencia de entrada y de salida de la empresa. Para ello en toda empresa debe existir un registro de entrada y de salida para saber en todo momento que documentación ha entrado y cual se ha expedido.

Una lectura muy interesante sobre este tema podemos verlo en cualquier libro de texto relacionado con el módulo “Comunicación empresarial y atención al cliente” de los ciclos formativos de Administración y Finanzas y de Gestión Administrativa.